O Regulamento relativo aos documentos públicos (Regulamento n.º 2016/1191) foi adotado em 6 de julho de 2016 e entrou em vigor em todos os países da UE em 16 de fevereiro de 2019, simplificando a circulação de certos documentos públicos.

Os cidadãos que vivem num país da UE diferente do seu país de origem têm muitas vezes de apresentar documentos públicos às autoridades do país da UE onde residem.

Esses documentos podem ser, por exemplo, uma certidão de nascimento – para poder contrair matrimonio, ou uma certidão que comprove a inexistência de registro criminal, a fim de obter um emprego.

O Regulamento relativo aos documentos públicos (Regulamento n.º 2016/1191), aplicável a partir de 16 de fevereiro de 2019, visa reduzir a burocracia e os custos para os cidadãos que tenham de apresentar num país da UE documentos públicos emitidos por outro país da UE.

Antes da entrada em vigor do regulamento, os cidadãos que tinham de apresentar documentos públicos noutros países da UE deviam obter um carimbo comprovativo da autenticidade dos mesmos (a chamada “apostila de haia”).

Muitas vezes, tinham também de apresentar uma cópia autenticada e uma tradução do documento público em causa.

O novo regulamento põe termo a uma série de procedimentos burocráticos:

• Os documentos públicos (por exemplo, uma certidão de nascimento/casamento ou uma sentença) e as respectivas cópias autenticadas emitidas pelas autoridades de um país da UE devem ser aceites como autênticos pelas autoridades de outro país da UE sem que seja necessário o carimbo de autenticidade (ou seja, a apostila);
• O regulamento suprimiu a obrigação para os cidadãos de fornecerem, em simultâneo, tanto um documento público original como uma cópia autenticada. Quando um país da UE permite que seja apresentada uma cópia autenticada de um documento público em vez do original, as autoridades desse país devem aceitar uma cópia autenticada efetuada no país da UE que emitiu o documento público;
• O regulamento elimina igualmente a obrigação de o cidadão apresentar uma tradução do documento público. Se o documento público não estiver redigido numa das línguas oficiais do país da UE que o solicitou, o cidadão pode solicitar às autoridades um formulário multilingue, disponível em todas as línguas da UE.

Este formulário pode ser anexado ao documento público para evitar a exigência de tradução. Se um cidadão apresentar um documento público juntamente com um formulário multilingue, a autoridade que o recebe só poderá exigir a tradução do documento público em circunstâncias excepcionais.

Veja abaixo:

• Se as autoridades do país de acolhimento da UE exigirem uma tradução certificada do documento público apresentado, são obrigadas a aceitar uma tradução certificada efetuada em qualquer país da UE.
• O regulamento introduz igualmente salvaguardas contra eventuais documentos públicos fraudulentos: se a autoridade do país de acolhimento tiver dúvidas fundamentadas quanto a legitimidade do documento público que lhe tenha sido apresentado, poderá verificar a sua autenticidade junto das autoridades emissoras do outro país da UE através da plataforma informática existente, o Sistema de Informação do Mercado Interno (IMI).
• O regulamento versa sobre a autenticidade dos documentos públicos, mas não sobre o reconhecimento dos seus efeitos jurídicos noutro país da UE. O reconhecimento dos efeitos jurídicos de um documento público continuará a reger-se pelo direito nacional do país da UE onde tiver sido apresentado. Todavia, ao aplicarem o respectivo direito nacional, os países da UE devem respeitar o direito da União Europeia, incluindo a jurisprudência assente pelo Tribunal de Justiça quanto à livre circulação dos cidadãos na União Europeia.

Entende-se por documentos públicos os documentos emitidos por autoridades públicas, nomeadamente:

• documentos provenientes de um tribunal ou de um oficial de justiça;
• documentos administrativos;
• atos notariais;
• declarações oficiais insertas em atos de natureza privada;
• atos exarados pelos agentes diplomáticos e consulares.

O regulamento abrange os documentos públicos emitidos nos seguintes domínios:

• nascimento
• prova de vida
• óbito
• nome
• casamento, incluindo a capacidade matrimonial e o estado civil
• divórcio, separação judicial ou anulação do casamento;
• parceria registrada, incluindo a capacidade de estabelecer uma parceria registrada e o estatuto de parceria registrada
• dissolução de uma parceria registrada, separação judicial ou anulação de uma parceria registrada
• filiação
• adoção
• domicílio e/ou residência
• nacionalidade;
• inexistência de registro criminal
• direito de eleger e de ser eleito em eleições municipais e nas eleições para o Parlamento Europeu.

Podem ser solicitados formulários multilingues, a anexar como auxiliar de tradução de documentos públicos, nos seguintes domínios:

• nascimento
• prova de vida
• óbito
• casamento, incluindo a capacidade matrimonial e o estado civil
• parceria registrada, incluindo a capacidade de estabelecer uma parceria registrada e o estatuto de parceria registrada
• domicílio e/ou residência
• inexistência de registro criminal.